Erste Schritte als Verein
Wenn du als Vereinsadministrator hinterlegt wurdest, stellst du dir möglicherweise die Frage, welche Schritte als Nächstes notwendig sind.
Hier erhältst du einen Überblick über deine Aufgaben sowie hilfreiche Hinweise, wie du die Verwaltung deines Vereins effizient gestalten kannst. Über die verlinkten Ressourcen gelangst du zudem zu weiterführenden Anleitungen auf DokuMe.
Nach dem Öffnen des Links kannst du dich mit deinen persönlichen Zugangsdaten einloggen und direkt loslegen.
Vor der Nutzung von DokuMe muss z.B. den Nutzungsbedingungen des Landesverbands und des DJB zugestimmt werden.
Dies ist erforderlich, da ein Teil der Mitgliederdaten – nämlich die für den JudoPass relevanten Daten – vom Verein, dem Landesverband und dem Deutschen Judo-Bund e.V. verwaltet und gepflegt werden.
Zunächst sollte der Verein seine Kontaktdaten überprüfen und gegebenenfalls erneuern. Zudem können weitere Vereinsadministratoren festgelegt werden.
Anleitungen:
Die Mitgliederverwaltung des Vereins kann ergänzt und an die Bedürfnisse des Vereins angepasst werden. Dies muss vor dem nächsten Schritt erledigt werden, damit die Daten der Mitglieder auch so importiert werden, wie der Verein das haben möchte.
Anleitung:
Nach den Schritten 1-3 ist der Bestandsmitgliederimport vollständig vorbereitet.
Anleitung:
Bereits vorhandene Papierpässe von Bestandsmitgliedern können digitalisiert werden, ohne dass eine neue Lizenz bestellt werden muss.
Anleitung:
Wenn Mitglieder die Zustimmung geben, dann darf ein Vereinsvertreter die „Verträge“, z.B. AGB und Datenschutzbestimmungen, für das Mitglied bestätigen. Wichtig hierbei ist, folgende Pflichten zu beachten:
a) Informationspflicht
Das Mitglied muss klar darauf hingewiesen werden:
- welche Daten verarbeitet werden (z.B. Mitgliedsdaten, Vereinszugehörigkeit, judospezifische Daten),
- wofür die Daten genutzt werden (Organisation, Prüfungen, Wettkämpfe),
- welche Rechte bestehen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch)
b) Einwilligung einholen
- Es muss sichergestellt werden, dass das Mitglied (bzw. die Eltern bei Minderjährigen) den Datenschutzbestimmungen und den AGB tatsächlich zugestimmt hat.
c) Besondere Verantwortung bei Minderjährigen
- Bei Kindern oder Jugendlichen unter 16 Jahren darf die Erklärung als Bote nur abgeben werden, wenn die Erziehungsberechtigten zugestimmt haben.
Kurz gesagt: Als Vereinsvertreter kann man als Bote die Zustimmung zu AGB & Datenschutzerklärung für das Mitglied übermitteln. Dafür muss dessen Einverständnis vorher sichergestellt sein, insbesondere bei Minderjährigen durch die Erziehungsberechtigten.
Über DokuMe kann die Anmeldung zu Turnieren vorgenommen werden. Je nachdem, wie es der Ausrichter einstellt, kann sich entweder der Sportler selbstständig anmelden oder der Verein übernimmt das.
Anleitung:
- Zur Veranstaltung anmelden (folgt zeitnah)
Vereine haben die Möglichkeit, die Judopässe der Sportler in Lizenzwallet’s zusammenzufassen und z.B. bei Turnieren schnell und unkompliziert auf alle Pässe über die JudoPass-App zugreifen kann.
Anleitung:
Über die Mitgliederverwaltung oder den Reiter „Lizenzen“ können die Daten der Mitglieder über verschiedene Angaben gefiltert und sortiert werden, z.B. Kyu-Grad, Geburtsdatum, etc. Ebenfalls können in der Mitgliederverwaltung benutzerdefinierte Listen erstellt werden, bei denen selbst eingestellt werden kann, welche Felder angezeigt werden sollen. Es können ebenfalls eigene Datenfelder erstellt werden.
Anleitung:
Mit Einführung der DMV bestehen zwei Möglichkeiten Graduierungen durchzuführen:
a) Eintragung der Graduierung über DokuMe
Über den Reiter „Prüfungen“ kann eine neue Prüfung über das blaue „+“-Symbol angelegt werden. Nun muss Prüfungsort, -datum und Lizenztyp festgelegt werden. Anschließend werden die zu prüfenden Judoka ausgewählt und der Prüfer festgelegt. Im letzten Schritt muss die Prüfung (mit Guthaben) bezahlt werden. Sobald der Prüfer die Ergebnisse bestätigt hat, sind die neuen Kyu-Grade bei den Judoka hinterlegt.
Anleitung:
b) Trainingsbegleitende Graduierung in der JudoPass-App
Wenn Prüfer berechtigt worden sind, können diese über den Reiter „Gürtel“ in der JudoPass-App, den Verein auswählen. Dann werden der Kyu-Grad und der Judoka ausgewählt. Nun kann die Technikbewertung vorgenommen werden.
Anleitung:
Um z.B. Graduierungen durchführen oder neue Digitale Judopässe bestellen zu können, kann man im Vorfeld als Vereinsvertreter Guthaben kaufen und bei Bedarf darauf zugreifen. Der Vorteil ist, dass nur bei der Bestellung des Guthabens die Bearbeitungsgebühr in Höhe von 5€ fällig wird, nicht bei der Verwendung von Guthaben. Die Bearbeitungsgebühr wird bei jedem Bestellvorgang ohne Verwendung von Guthaben fällig.
Hierfür muss im Seitenmenü auf „Guthaben bestellen“ geklickt werden. Eine neue Bestellung wird über „Guthaben kaufen“ angelegt. Nun werden die Mengen der zu bestellenden Lizenzen ausgewählt und abschließend unten auf „Kostenpflichtig bestellen“ geklickt.
Anleitung:
Wichtig: Beitragsmarken können nicht bestellt werden, da den Vereinen über die Stärkemeldung genug Guthaben vom LV zugewiesen wird. Wenn neue Digitale Judopässe bzw. entsprechendes Guthaben gekauft werden, wird automatisch eine gültige Beitragsmarke erworben.